Agenda online para consultório: tudo o que você precisa saber

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Em todo negócio, é fundamental caminhar junto com a evolução e com as novas demandas que aparecem no mercado. Na saúde, não é diferente: como uma forma de aprimorar o atendimento realizado nessa área, foi criada a agenda online para consultório.

Trata-se uma ferramenta inovadora, que permite que os pacientes se relacionem com a equipe de saúde e agende suas consultas de forma ágil, independente e eficaz. Para as clínicas e consultórios, ela se tornou uma ótima maneira de obter um diferencial, abrindo espaço para uma vantagem competitiva no mercado.

Pensando nisso, elaboramos um material completo para explicar o que é, como funciona e quais as vantagens da agenda online para consultório. Também falaremos sobre como você pode implantar essa novidade de forma prática e modernizar ainda mais seu atendimento. Confira!

Saiba como funciona a agenda online para consultórios e clínicas

A agenda online se trata de um aplicativo para agendamento de consultas que possibilita que compromissos sejam registrados de forma digital. Seu principal pré-requisito de funcionamento é a conexão com a internet, tanto por parte do consultório quando do paciente. Sua principal finalidade é simplificar os processos dentro de um estabelecimento, tornando o uso da agenda mais simples, barato, funcional e rápido.

O sistema de agenda online para consultório funciona de uma maneira bem simples: por meio dela, os horários de sua clínica ficam disponíveis na internet, podendo ser acessados no site ou blog da empresa. Dessa forma, os pacientes podem se conectar ao sistema e realizar um cadastro, para agendar uma consulta no dia e horário que melhor se adequarem à sua rotina.

Os médicos também conseguem ter acesso aos horários marcados, sempre que acharem necessário. Assim, eles visualizam sua agenda de maneira rápida e prática, conseguindo organizar melhor as suas rotinas.

A praticidade que a agenda online para consultório propicia acaba sendo um fator importante para o retorno financeiro do negócio. A seguir, falaremos sobre alguns de seus principais benefícios.

8 benefícios de disponibilizar a agenda online para marcação de consultas

Ter a opção de agenda online pode transformar o dia a dia do consultório, otimizando tanto a rotina dos pacientes quanto a dos médicos. Por isso, separamos os principais benefícios que essa tecnologia pode oferecer. Veja a seguir!

1. Facilidade a todo tempo, em qualquer lugar

Com a agenda online, o consultório não fecha para marcação de consultas ou exames. Oferecendo essa possibilidade ao paciente, esse serviço se encontra sempre disponível para que ele realize sua marcação no dia e na hora que preferir, apenas acessando a internet.

Dessa forma, situações como esquecer de ligar para fazer a marcação da consulta em horário comercial, ou ligar e não ser atendido, não mais serão empecilhos para o agendamento. Com essa disponibilização, a consulta pode ser marcada de dia, de noite e nos feriados, precisando apenas de um dispositivo conectado à rede. Isso contribui para que os usuários consigam resolver o seu problema da forma que lhe for mais conivente

Por meio da utilização de um aplicativo específico para agendamento de consultas online, o paciente consegue fazer a marcação de consulta de qualquer dispositivo móvel, como tablets e smartphones, em casa ou até mesmo durante viagens, propiciando essa mobilidade tão importante em tempos que as pessoas vivem cada dia com a rotina mais atribulada.

Mas essa tecnologia na gestão de consultório não traz comodidade apenas ao paciente: ao confirmar os agendamentos de forma automática e em tempo real, o médico pode contar com uma programação atualizada a toda hora. Assim, basta consultar a sua agenda pelo celular e se informar em relação aos seus atendimentos e responsabilidades do dia. Dessa maneira, é possível ajustar todos os seus compromissos e tempo disponível para cumprir todas as atividades registradas.

2. Desafogamento da sua secretaria

Pelo fato do agendamento ser feito tanto pela internet quanto pela equipe responsável pela função no consultório, a instituição passa a contar com a ajuda de mais um canal de comunicação entre paciente e médico. Devido a essa organização mais eficaz, é possível ainda elevar a quantidade de atendimentos, sem a necessidade de investir na contratação de novos funcionários.

Oferecer praticidade no agendamento de consulta tem o potencial de reduzir o volume de ligações recebidas pelos recepcionistas. Dessa forma, eles podem oferecer um atendimento de mais qualidade aos pacientes que precisam ligar para fazer o agendamento por algum motivo específico.

Além disso, menos pacientes precisam ir ao local para fazer o agendamento, sendo possível oferecer uma atenção maior às pessoas que estão no consultório para realizar consultas ou outros atendimentos.

3. Redução do esquecimento e faltas às consultas

Como a agenda online oferece a função de mandar lembretes para os pacientes, a falta de comparecimento e o esquecimento das consultas reduzem consideravelmente. É possível programar o sistema para enviar avisos automáticos, por SMS de celular ou e-mail, com um período de antecedência, por exemplo, de 24 horas. Com esse lembrete, mesmo quem já marcou a consulta com meses de antecedência não corre o risco de esquecê-la.

Além disso, uma das principais causas de desistência no agendamento de consultas é o tamanho da fila de espera. Em muitos casos, o paciente precisa esperar por vários minutos na linha até conseguir ser atendido, fazendo com que ele fique estressado e desista da ligação. Nesses casos, sua única saída é procurar por outra clínica para ser atendido.

Com a possibilidade de fazer o agendamento online, esse processo é facilitado, gerando a facilidade e rapidez que o paciente busca.

4. Redução dos custos e aumento na produtividade

Uma outra vantagem que o sistema de agenda online propicia é a diminuição dos custos. O gasto mais evidente que pode ser cortado é com a linha telefônica: caso você utilize várias linhas ou ramais, eles não mais serão necessários com o agendamento online.

Outro custo desnecessário ocorre quando há o cancelamento das consultas. Nesses casos, o gasto ocorre porque toda a estrutura administrativa e física do consultório continua funcionando — porém, sem a receita prevista e necessária. Os benefícios do agendamento online possibilitarão evitar essas “janelas” no cronograma, reduzindo o tempo desnecessariamente gasto com o consultório aberto.

Toda a produtividade da clínica, no entanto, é afetada. As atividades que fazem parte da rotina da recepção de um consultório médico envolvem agendamentos e confirmações de consultas. Ao implementar uma agenda médica online — que servirá tanto para a marcação quanto para a confirmação de atendimentos — os funcionários terão mais tempo para recepcionar os pacientes de maneira mais acolhedora. Assim, eles podem também auxiliar com outras tarefas importante do estabelecimento.

Além disso, os procedimentos realizados no consultório ficam mais dinâmicos, tendo em vista que a agenda é atualizada com frequência pela ferramenta que você implementou.

Desse jeito, caso algum paciente deixe de confirmar a sua presença na consulta, o horário que foi reservado torna a ficar vago e alguém que precise de uma consulta médica para o mesmo dia consegue agendar nesse horário. Tudo isso sem demandar esforços do pessoal da recepção para realizar encaixes, o que tona o dia a dia da clínica muito mais produtivo.

5. Informatização geral do consultório

A agenda online pode ser integrada com outros softwares do consultório, como o de recursos humanos, financeiros e demais. Ao realizar isso, é possível mensurar de forma mais fácil o faturamento de acordo com a quantidade de pacientes atendidos, assim como o número de funcionários necessários para atender toda a demanda com eficiência. Essa integração depende da necessidade de cada estabelecimento, podendo ser feita para colaborar com a gestão e planejamento estratégico.

O agendamento online também facilita a proteção de dados do consultório: com uma agenda online como parceira, é possível proteger as informações com senha, permitindo que somente as pessoas autorizadas consigam ter acesso. Também é possível usar várias agendas em um único local, organizando melhor as diversas especialidades de um consultório.

O armazenamento dos dados em nuvem ainda confere uma segurança adicional aos seus dados. Com ela, caso haja qualquer imprevisto como furto, extravio, incêndio, ataque de hackers, entre outros, não haverá perda de prontuários e de informações armazenadas online.

Contar com um sistema para consultório é fundamental para essa segurança. Além de propiciar a gestão do consultório, o uso de ferramentas específicas para médicos facilitará, sem dúvida, toda a administração e organização da agenda da secretária.

6. Otimização na solicitação de exames

Os exames são, hoje em dia, parte fundamental no atendimento médico. Embora o agendamento online pareça ser destinado apenas para as consultas, no entanto, ele também pode ser útil para os processos propedêuticos.

Com ele, o paciente recebe todas as informações sobre o exame que vai fazer. Por exemplo, se existir a necessidade do jejum previamente ao exame, ele será informado tanto na tela pela qual realiza o agendamento online quanto pelo e-mail que utilizou para fazer o cadastro. Assim, ele poderá acessar as informações do preparo na hora que achar conveniente, evitando que exista qualquer tipo de dúvida em relação ao procedimento a ser realizado.

Além de fornecer um sistema de marcação de exames mais simples e ágil, o paciente é comunicado pelo aplicativo quando o seu exame está pronto, tendo também acesso aos resultados por meio da plataforma digital.

7. Coleta de dados mais precisa

Como o próprio paciente realizará o preenchimento do formulário para agendar a consulta, os erros de informações sobre o usuário caem significativamente. Quando o próprio paciente tem essa oportunidade de fazer o seu cadastro — como ocorre com o uso da agenda online — existe uma chance menor de falha dos dados fornecidos. Dentre eles estão o nome, endereço, telefone, documentos de identificação, e o número do cartão de convênio; assim, você evita os problemas que o erro no preenchimento dos dados pode provocar.

Considerando as informações já registradas no sistema, os funcionários só precisam conferir se não houve nenhuma alteração, tendo a sua função simplificada e, mais uma vez, desafogando o setor administrativo do consultório.

Embora essa acurácia na gestão de dados evite erros, ela também pode ser útil ao consultório: ao usar um sistema de agendamento online, é possível recolher alguns dados sobre os pacientes, entendendo melhor o perfil do público que estão sendo atendido. Dentre os dados que você pode levantar estão, por exemplo, a faixa etária, as especialidades mais buscadas, a preferência de horários de atendimento, e o sexo predominante.

Com esses relatórios em mãos, você consegue ter um subsídio maior para entender o funcionamento do seu consultório. Além disso, esses relatórios trazem informações que permitem um investimento bem-sucedido em marketing, onde as ações serão voltadas prioritariamente para essas pessoas.

8. Melhora na satisfação e fidelização dos pacientes

Além de propiciar todas as vantagens já demonstradas acima para o consultório e seus pacientes, o agendamento online aumenta o nível de satisfação e experiência dos clientes. A longo prazo, isso significa um aumento de fidelização dos pacientes e, consequentemente, indicação do consultório a outras pessoas, atuando no “marketing boca a boca”.

Entenda o crescente uso da tecnologia pelo paciente

Ao comparar alguns anos atrás com os dias atuais, é possível perceber diversas mudanças ocorridas com relação aos métodos implementados para garantir a comunicação entre o paciente e a equipe que compõe o consultório médico. Essa mudança se deve ao fato de a tecnologia estar ganhando cada vez mais espaço na vida das pessoas, de todas as idades.

Atualmente, pelo aumento de usuários presentes nas redes sociais, a comunicação com o público e a reputação da marca está muito ligada às experiências dos clientes em relação aos serviços prestados: as páginas nas redes sociais, por exemplo, fornecem um feedback constante da satisfação dos clientes em relação ao atendimento médico.

Além disso, o alto volume de informações disponíveis na rede faz com que as pessoas se tornem mais bem informadas e exigentes em relação aos produtos e serviços que adquirem, propiciando mudanças nos comportamentos e expectativas dos usuários. A seguir, explicaremos os principais motivos dessas mudanças.

A expectativa do paciente mudou

Com a inserção do smartphones e demais tecnologias, os pacientes começaram a ter acessos aos serviços de instituições de saúde a qualquer hora. Nesse sentido, o agendamento online é o melhor exemplo, fornecendo acesso a resultados de exames e marcação de consultas. Para o paciente, isso significa uma maior possibilidade de comparação dos serviços, acirrando a competitividade entre eles. Além disso, a expectativa com o atendimento também propiciou mudanças no comportamento do consumidor em relação à transformação digital na clínica.

Nos dias de hoje, os pacientes compreendem o poder que tem e mãos e, por isso, não medem esforços em utilizá-lo caso não fiquem satisfeitos com o serviço. Embora isso empodere o paciente, aos gestores de clínicas e consultórios isso exige cuidado: a manifestação de um paciente nas redes sociais, sites ou páginas de reclamações pode ganhar uma grande repercussão, suficiente para manchar a reputação do negócio.

Nesse novo contexto, as formas de atendimento se tornaram muito mais dinâmicas, fazendo com que as empresas necessitem investir em um serviço diferenciado. Para isso, é preciso que o consultório fique sempre presente nos canais de comunicação em que seu público alvo se encontra mais presente, podendo, assim, acompanhar o seu comportamento.

Os pacientes se encontram cada vez mais conectados

É possível perceber que os pacientes estão cada vez mais conectados, por intermédio de várias plataformas. Por isso, os consultórios médicos também precisam estar, podendo assim estabelecer um bom relacionamento com as pessoas e satisfazer suas necessidades.

Caso o estabelecimento não esteja presente onde seu paciente está, certamente um concorrente vai interagir com ele, oferecendo as informações e serviços que ele tanto procura. Isso abrirá as portas para que, no futuro, ele acabe ocupando o seu espaço.

Surgimento de novos canais de comunicação

As redes sociais colocam os negócios frente a frente com seus consumidores, o que significa que qualquer erro pode gerar impactos negativos para a marca. Por exemplo, se você deixa de esclarecer uma dúvida ou reclamação do paciente, esse ato pode ficar exposto para diversos eventuais pacientes, prejudicando a imagem do consultório. Por este motivo, é muito importante que os comentários pós-serviço, dúvidas ou reclamações sejam acompanhados e respondidos com muito cuidado.

No entanto, vale destacar que a existência desses novos canais de comunicação gera diversos benefícios. Isso porque as informações sobre o comportamento do paciente podem ser coletadas e analisadas, propiciando a elaboração ode medidas para melhorias e aumentando, assim, a competitividade do negócio.

Além disso, essas inovações apresentam novas chances de criação de relacionamentos de confiança com os pacientes: nesses meios de comunicação, eles agora possuem voz para divulgar e defender o consultório que propiciou uma excelente experiência para eles, fazendo com que a tecnologia e comportamento estejam alinhados. O avanço digital expandiu o acesso à informação e com isso elevou a expectativa dos pacientes, que agora têm uma quantidade maior de boas alternativas oferecidas no mercado.

Veja como o My Saúde pode tornar a agenda mais fácil e estratégica

O My Saúde se trata de um aplicativo que permite o agendamento de consultas e exames online, integrado com o uso do seu convênio. Por meio dele, é possível encontrar vários consultórios, profissionais e demais instituições de saúde, realizando o agendamento de imediato pela web ou demais dispositivos móveis. Além disso, a ferramenta permite ao usuário inserir seus próprios dados de saúde.

O Prontuário Pessoal do Paciente, considerando o grande diferencial do serviço, reúne informações relevantes do usuário. Dentre os dados disponíveis estão o uso de medicamentos, resultados de exames, diagnósticos, tipo sanguíneo, doenças pré-existentes, dentre outros.

Além disso, caso o paciente queira, seu histórico de saúde digital pode ser usado no momento da consulta, para que ocorra um atendimento mais rápido, correto e humanizado. Pensando por esse lado, trata-se de uma praticidade para o paciente e para o profissional, possibilitando agendamento de consultas e acesso aos dados da pessoa de forma consensual e segura.

Para os usuários, o serviço é gratuito, fornecendo simplicidade e acessibilidade. Veja a seguir as principais vantagens em contar com o auxílio do My Saúde:

  • agendamento de consultas disponível 24 horas por dia e 7 dias por semana;
  • agendamento de consultas particulares;
  • acesso às localizações geográficas dos profissionais;
  • agendamento de consultas por convênios;
  • fácil compartilhamento dos dados de saúde com o profissional;
  • agendamento online pelo aplicativo e web;
  • acompanhamento diário de atividades físicas.
  • acesso aos perfis dos profissionais de saúde;
  • acesso ao guia médico;
  • livre escolha dos profissionais e especialidades;
  • visibilidade de horários;
  • armazenamento de histórico de saúde em local seguro no seu smartphone;
  • previsibilidade de preço;
  • ganho de pontuação: o usuário que marca consulta pelo aplicativo e preenche seu histórico de saúde, ganha pontos que poderão ser revertidos em benefícios futuros;
  • acesso a descontos e benefícios junto a rede de parceiros.

O método de pontuação e rede de descontos promovidos pelo My Saúde propicia vários benefícios ao usuário junto aos parceiros da plataforma. Além de descontos em exames, algumas parcerias oferecem preços promocionais em farmácias e lojas de focadas em alimentação saudável, tudo em prol da manutenção de hábitos de vida mais saudável e bem-estar.

Também é possível agendar consultas e exames por preços mais acessíveis em diversas especialidades, conforme as ofertas cedidas por cada profissional.

O My Saúde, além de um aplicativo de agendamento de consultas online, também é uma Assistente de Saúde Pessoal e Familiar (ASPF) que empodera o paciente ao possibilitar que administre, compartilhe e autorize acesso aos dados sobre sua saúde. As mensagens e informações inseridas ou registradas pelo usuário ficam integradas ao Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP), para o profissional na hora do atendimento.

O aplicativo My Saúde foi criado pela empresa People Health com o objetivo de promover maior bem-estar e qualidade de vida, de maneira gratuita para qualquer tipo de pessoa.

Conseguiu entender a importância da agenda online para consultório? Por meio dessa ferramenta é possível se adequar às inovações tecnológicas que vem sendo disponibilizadas no mercado como forma de garantir uma maior qualidade dos serviços prestados e propiciar uma boa experiência do paciente. Assim, você consegue cada vez mais se tornar mais competitivo e ocupar um lugar de destaque no mercado.

Por isso, não espere mais para contar com esse agendamento online para consultório como aliado do seu negócio e, dessa forma, aproveitar de todas as vantagens que ele proporciona. Se você quer melhorar a visibilidade de sua clínica no meio online, acesse nossa página e veja como as soluções oferecidas podem ajudar!

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