Saiba como a tecnologia pode ajudar a gestão de consultório médico

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Ter uma gestão de consultório médico eficaz é essencial para atingir um crescimento sustentável em um empreendimento. Afinal, é por meio dela que se cria um planejamento para conseguir bons resultados, propiciar um atendimento de qualidade, fidelizar os clientes, entre outras vantagens.

No entanto, para conseguir um gerenciamento adequado e de sucesso, é necessário adotar algumas medidas. Por exemplo, as ferramentas disponíveis no mercado podem ser grandes parceiras para otimizar os processos e usá-las a seu favor é uma ótima estratégia.

Quer entender melhor como as inovações tecnológicas podem ser grandes aliadas do consultório médico? Então continue a leitura!

Qual a importância da gestão correta de consultório?

A gestão de consultório médico precisa ser feita com o objetivo de promover a satisfação aos clientes e a lucratividade do negócio. Além de prezar pelo atendimento humanizado, com foco nos pacientes, é primordial fazer com que o escritório se desenvolva e seja rentável.

A atividade principal de um estabelecimento da saúde continua sendo a mais importante, que é ajudar os pacientes. Mas o bom funcionamento do consultório também precisa ser mantido e isso envolve vários fatores.

Como fazer a gestão de consultório ou clínica?

A rotina de um escritório é muito dinâmica e cheia de desafios, já que diversas existem diversas tarefas administrativas e organizacionais a serem realizadas, assim, qualquer erro pode provocar grandes prejuízos. Para ter uma boa gestão, algumas práticas devem ser aplicadas e, por isso, separamos aqui as principais. Confira!

Busque a modernização

Com o avanço digital, o uso do papel tem se tornado cada vez menor, dando espaço às telas de computador e ao uso de aplicativos. Além disso, não é sempre necessário que o paciente se encaminhe ao escritório para resolver problemas, já que muitas coisas podem ser feitas por meio do e-mail, telefone, mensagem de texto, entre outros.

Utilize o armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é uma excelente alternativa para a clínica, tendo em vista que, com ele, é possível centralizar todos os arquivos em um único local, com extrema segurança, flexibilidade e acessibilidade a qualquer hora e lugar com internet.

Otimize o seu tempo

Ao analisar os procedimentos que estão ultrapassados no consultório, é possível sistematizá-los para economizar tempo e gastar esforços com aquilo que é realmente importante para o negócio. Isso vai mostrar o que já tem de moderno e o que necessita ser aprimorado.

Administre bem os prontuários médicos

As informações de saúde constantes nos prontuários médicos precisam estar em um ambiente seguro e em conformidade com a legislação, como a Resolução CFM n° 1821/07 e Lei nº 13.709/18.

Portanto, é importante estar sempre atento quanto a isso. Para reduzir a burocracia e o grande volume de dados físicos, invista no prontuário eletrônico do paciente (PEP), que pode substituir os documentos impressos já existentes por versões digitalizadas.

Atribua adequadamente as tarefas internas

É imprescindível ter uma equipe bem preparada para todas as funções do dia a dia, inclusive as que podem aparecer de maneira inesperada. Além disso, é necessário que cada membro tenha suas atribuições bem delineadas e sem intervir nas atividades dos outros.

Para simplificar esse processo, os softwares médicos costumam funcionar por meio de módulos, que são utilizados conforme cada necessidade. Isso quer dizer que cada colaborador só tem acesso ao módulo de sua competência, impedindo interferências desnecessárias ou acúmulo de função.

Adote práticas para evitar desistências ou faltas

Além de assegurar uma boa estruturação da clínica médica, é igualmente fundamental tratar da redução de prejuízos financeiros e isso envolve a falta ou desistência dos pacientes. Mais uma vez, a tecnologia pode ajudar, já que existem algumas plataformas específicas que trabalham com o envio de lembretes via SMS ou e-mail, lembrando aos pacientes sobre as consultas, exames e retornos, reduzindo consideravelmente o índice de absenteísmo.

Use um sistema que reúna todas as funcionalidades

Em vez de perder tempo e afetar a rotina usando uma ferramenta para cada necessidade do escritório, procurar por uma única solução que atenda todas as demandas internas e externas da instituição pode ser uma alternativa inteligente, desde que o software seja estrategicamente organizado.

Como fazer a gestão financeira?

Garantir a diminuição dos custos para o consultório médico sem influenciar na qualidade dos serviços prestados não é tão simples assim, embora não seja algo impossível. Com um bom plano e controle dos processos, fica mais fácil eliminar gastos que podem comprometer o orçamento.

Contudo, para que isso ocorra de forma eficaz, é necessário conversar com o time a respeito da necessidade dessa minimização, a fim de que todos possam contribuir com essa missão.

Veja, a seguir, alguns passos para que você consiga realizar uma boa gestão financeira sem comprometer o fluxo de caixa da clínica.

Automatize os processos

Automatizar os processos é fundamental para assegurar a redução das despesas. Por meio de um software de gestão, é possível economizar com impressão, compra de agendas, papel, tintas, entre outros.

Além disso, otimiza-se o trabalho de todos os membros envolvidos, já que não será preciso perder tempo resolvendo questões burocráticas, pois todas as informações estarão disponíveis sempre que precisar.

Realize uma análise minuciosa das despesas

Conhecer todas as despesas é primordial para a redução de custos do consultório. Sendo assim, avalie detalhadamente cada custo e identifique quais deles podem ser considerados supérfluos e serem descartados.

Uma ferramenta pode ajudar a obter valores mais confiáveis. Caso não exista a possibilidade de excluir alguns deles, tente ao menos reduzi-los para, enfim, aplicar seus recursos em áreas que propiciarão melhores resultados.

Faça um planejamento financeiro

Um erro muito grave é não projetar as finanças a longo prazo. Como qualquer negócio, é preciso ter metas financeiras e buscar métodos para atingi-las. Usar um sistema específico favorece o planejamento do fluxo de caixa com as contas a pagar e a receber, isso permite saber se vai ter dinheiro o suficiente para quitar as dívidas.

Depois disso, defina o seu objetivo de crescimento, para que a instituição possa se expandir com tranquilidade, e transfira a responsabilidade para os setores responsáveis pela diminuição de custos, melhoria da produtividade e atração dos clientes.

Como fazer a gestão de pessoal?

Saber fazer um gerenciamento de pessoal também é muito importante para a gestão de consultório médico. Os indicadores são muito úteis para melhorar os resultados, reorganizar os processos e conquistar a fidelidade dos clientes.

Quando o consultório funciona adequadamente, ele se torna mais atrativo para o usuário, já que o atendimento não é o único fator a ser considerado. O atraso, a falta de estrutura da sala de espera, entre outros pontos, provocam uma percepção negativa do público.

Por esse motivo, a gestão de pessoal precisa abranger algumas práticas. A seguir, conheça quais são.

Qualidade no atendimento

O atendimento não é feito somente por profissionais da área da saúde, mas por toda uma equipe. Por este motivo, considere mensurar a satisfação do paciente, aplicando um questionário com a intenção de medir a qualidade dos serviços prestados por todos os colaboradores do consultório.

Além disso, é uma boa ideia incluir questões sobre recepção, higiene, estrutura física, conforto e demais temas. Assim, será possível compreender o que precisa ser aperfeiçoado de um modo em geral.

Absenteísmo nas consultas

Se a quantidade de faltas e pacientes está elevada, pode ser um demonstrativo de que os funcionários não estão realizando as confirmações. Isso reflete de maneira direta no lucro da clínica, assim como o tempo ocioso. Portanto, utilizar técnicas para evitar esse problema é fundamental para a saúde empresarial.

Utilize os indicadores para medir performance

Existem alguns indicadores que são mais adequados para medir e acompanhar a performance da equipe, são eles:

  • estratégicos: mostram os pontos forte do consultório para possíveis investimentos, além de identificar os pontos que precisam melhorias. Eles estão completamente ligados à performance do time, pois mostram também os retrabalhos ou atrasos;
  • de qualidade: mensuram o número de consultas e exames que foram feitos dentro de um certo período, seja ele semanal, quinzenal ou mensal;
  • de produtividade: monitoram se todas as tarefas estão em dia. Eles podem averiguar a assiduidade dos funcionários e indicar os que estão sendo eficientes em relação às atividades executadas;
  • de lucratividade: contribuem na identificação de ações positivas que precisam de melhoras para alcançar os resultados esperados. Sendo assim, estão ligados ao gerenciamento financeiro, considerando que é o cálculo do percentual sobre o lucro do faturamento;
  • turnover: avaliam o número de desligamento de colaboradores dentro de um período estabelecido, apontando se os mesmos estão desmotivados com o consultório. Além disso, mostram se o problema é gerado por uma gestão ineficiente, incompatibilidade com a função atribuída ou demais razões.

Monte o time ideal

Busque formar uma equipe coesa, integrada e que apresente sinergia. Isso é viável quando se investe em uma comunicação objetiva, clara e que engloba os profissionais nas decisões do consultório médico

Dê e receba feedbacks, avalie as condições laborais, considere as pesquisas sobre o clima do consultório e satisfação de todos. Quanto mais você conhecer os funcionários, mais condições tem de formar o time ideal. Afinal, ter profissionais qualificados e satisfeitos resulta em uma boa reputação do consultório e em clientes fiéis.

Utilize a tecnologia

O software vai ajudar a conseguir todas as informações necessárias, de forma simples, já que facilita a definição de métricas, colhe dados e emite relatórios. De certo modo, isso reflete na performance de todo o time e na otimização dos serviços desenvolvidos pela equipe de atendimento ao público.

Como fazer a gestão administrativa?

Entendendo os benefícios de uma empresa bem gerida, é importante saber também como cuidar da administração do consultório. Separamos algumas medidas que você pode implementar para administrar melhor o seu negócio e adquirir resultados cada vez mais satisfatórios. Acompanhe!

Uniformize o atendimento

A qualidade de uma clínica é averiguada de várias formas pelos pacientes, por exemplo, na maneira como o atendimento é feito. Se uma pessoa liga e é atendida cordialmente, ela sabe que está contando com profissionais qualificados e treinados para a função que exercem. Do contrário, se uma recepcionista atende o telefone com um tom mais agressivo, a confiabilidade do negócio poderá ser questionada.

Os médicos também precisam seguir um padrão para passar confiabilidade e manter a mesma qualidade em todas as consultas. Ao receber alguém, o profissional já deve ter feito a leitura do prontuário, estar por dentro do histórico de consultas, dos exames feitos, do motivo do retorno etc.

Monitore o tempo

É comum encontrar consultórios médicos que agendam os horários com uns minutos antecipados e, mesmo assim, os pacientes ficam horas na espera, devido aos atrasos na consulta. Um bom gerenciamento do tempo pode solucionar esse problema.

Comece auferindo o período da consulta médica, fazendo uma relação com os procedimentos executados. Por exemplo, a avaliação odontológica gasta um tempo menor do que fazer a limpeza de todos os dentes.

Para uma melhor aplicação, você pode implementar soluções de gerenciamento de tempo ou um software de gestão para clínicas que realize esse monitoramento e emita um relatório de desempenho.

Como gerenciar os dados?

A segurança e privacidade dos prontuários e das operações realizadas é uma preocupação de todo empreendedor. A utilização da tecnologia na saúde possibilita que esses dados sejam acessados apenas por pessoas autorizadas, protegendo contra o acesso de terceiros ou de hackers.

O armazenamento em nuvem, além de evitar o acúmulo de documentos físicos nas dependências da instituição e a sobrecarga dos computadores, permite que as informações sejam acessadas de qualquer dispositivo com internet, de qualquer lugar e hora.

Essa forma de armazenamento é mais segura por evitar a perda de arquivos sigilosos, pois existem várias formas de restringir o acesso, como criptografia, senha, verificação em duas etapas, entre outras.

Com essa medida, é ainda mais fácil conquistar e manter a confiança dos pacientes da clínica e nos profissionais, pois você oferecerá dois pontos muito valorizados atualmente: segurança e agilidade.

Como administrar agendamentos?

Vários problemas podem surgir para impedir que o paciente consiga marcar a sua consulta ou fique insatisfeito e prefira visitar outro consultório médico. Entre eles, pode-se citar a linha de telefone está sempre ocupada ou o funcionário demorar muito para fazer o agendamento.

Como já foi dito, com um software, o indivíduo nem precisa ligar. Da sua própria casa, ele pode acessar o sistema e marcar a sua consulta rapidamente, a qualquer hora do dia, inclusive nos fins de semana.

Além de tornar o processo mais ágil, isso aperfeiçoa a experiência do cliente com a sua clínica. Por mais que o recepcionista faça de tudo para realizar seu trabalho adequadamente, erros como agendar consultas para mais de uma pessoa no mesmo horário ou deixar de desmarcar um horário são infortúnios que podem ocorrer, principalmente em locais com grande fluxo de pessoas.

Dessa forma, o uso de uma ferramenta adequada impede que esses erros aconteçam, já que o recurso sozinho consegue solucionar esses contratempos. Assim, falhas comuns deixam de ocorrer, melhorando o relacionamento entre pacientes e profissionais.

Como lidar com remarcação e no-show?

É comum que muitos pacientes remarquem constantemente as consultas ou até mesmo não apareçam. Nesse contexto, observe algumas práticas utilizadas para alcançar as metas propostas e manter uma organização em relação à remarcação de consultas.

Automatize o atendimento

Atualmente, utilizar anotações em papel gera perda de dinheiro, tempo e dados importantes para a continuidade das atividades. Dessa forma, esse hábito ultrapassado não permite aproveitar as chances de encaixar as eventuais modificações na agenda.

Com tanta tarefa ao mesmo tempo, a situação pode se agravar se os horários não estiverem bem organizados. Isso coloca em prova a credibilidade do negócio, já que esse é um dos pontos primordiais para conquistar os pacientes e aumentar o lucro.

Por esse motivo, é imprescindível contar com softwares específicos, já que esse modo arcaico de trabalhar atrapalha a relação com o paciente. É importante ter a flexibilidade de tratar com os diferentes cenários que englobam rotina. Além disso, se a recepção está lotada de pessoas, sua equipe de funcionários perde o controle e a qualidade no atendimento cai.

Defina o tempo médio das consultas

Quando o consultório médico tem uma rotina estabelecida, é possível identificar o tempo médio para atender cada usuário. Um sistema de gestão de qualidade possibilita definir o final de cada consulta, de forma profissional. Essa estratégia simplifica os agendamentos e otimiza as remarcações.

Tenha uma agenda digital

Para as pessoas que trabalham em um consultório médico com várias especialidades, uma das melhores alternativas é a agenda digital compartilhada. Com ela, você pode reunir os horários e atuar de maneira integrada com a equipe. Esse recurso se torna ainda mais útil quando o paciente precisar marcar consultas em especialidades mais difíceis.

Por intermédio desse compartilhamento, o próprio médico consegue encaixar a próxima consulta, se possível, até no mesmo dia da outra especialidade. Assim, os atendentes não perderão tempo buscando datas diferentes em agendas de papel.

Sem dúvidas, o atendimento torna-se mais prático e eficiente. A agenda compartilhada é segura, pois cada usuário terá um login e senha individual para acesso, permitindo o monitoramento das atividades de cada um.

Envie lembretes para os pacientes

Para evitar faltas, atrasos ou confusão dos horários, uma excelente opção é a função de enviar lembretes. Esses mecanismos encaminham mensagens instantâneas, personalizadas e automática, que confirmam o dia e horário dos exames e consultas. A objetividade essa tecnologia é essencial para o planejamento da rotina, se tornando o diferencial que seu agendamento de consultas precisa.

Como gerenciar lucros?

Adotar um software de gestão não pode ser visto como um gasto, mas sim como um investimento que, com o decorrer de sua utilização, trará muitas vantagens para a gestão de consultório médico.

Fazendo a comparação de custo/benefício, você vai perceber que a ferramenta, além de trazer, de forma ágil, o retorno do seu investimento, pode elevar significativamente os lucros do consultório por meio da utilidade que proporciona.

Em qualquer tipo de negócio, o controle das finanças é primordial para a otimização dos lucros. Manter as contas do consultório médico em dia, com um bom plano de gastos e previsões futuras é importante para que se possa averiguar onde existe margem para melhorias e aumenta os ganhos.

Um acompanhamento financeiro integrado ao sistema médico torna essa tarefa mais fácil e eficaz, automatizando parte do processo justamente por juntar informações de quantias recebidas das consultas, por exemplo.

Qual a ajuda que a tecnologia pode oferecer?

O avanço digital, além de simplificar a vida dos médicos e demais profissionais da saúde que integram a equipe, propicia aos pacientes um atendimento mais humanizado e de qualidade, o que é fundamental para melhores resultados. Conheça, abaixo, algumas das principais inovações.

Prontuário eletrônico

Por meio do prontuário eletrônico, a função de preencher fichas com dados dos pacientes, prescrever medicamentos, atestados, entre outros, não precisa ser mais feita a mão, nem ocupar espaço físico com pilhas de papel. Cada paciente tem suas informações inseridas no software do consultório, o que agiliza e personaliza o atendimento.

Home Care

Essa é uma medida que vem crescendo nos países desenvolvidos e que, aos poucos, tem ganhado espaço no Brasil, sendo uma boa maneira dos médicos apresentarem suas clínicas e receberem espaço no mercado.

Muito usada com pacientes crônicos e idosos, que necessitam de cuidados especiais, o Home Care parte do princípio de utilizar a tecnologia para acompanhá-los à distância, prestando rápida assistência em situações de emergência ou até mesmo no caso de alterações corporais, como o aumento dos batimentos cardíacos, elevação da glicose e demais. Por ser muito nova no país, pode ser uma boa opção ofertar esse diferencial inovador.

Marketing Digital

Nos dias atuais, a maioria das pessoas fica conectada por muito tempo via web. Todo consultório que pretende se expandir e se tornar referência no segmento não pode deixar de aproveitar dessa situação. Por este motivo, é necessário investir em marketing digital para a promoção do seu negócio.

Não é obrigatório fazer grandes investimentos, pois ações simples farão toda a diferença. É possível criar páginas nas redes sociais e canais para esclarecer as principais dúvidas das pessoas, estreitar o contato com o público e prestar um atendimento personalizado, conquistando esses clientes.

Telemedicina

É uma boa alternativa para os médicos monitorarem os pacientes em tratamento, que, por algum fator, não podem estar no consultório. Essa inovação possibilita aos profissionais conceder consultas e aconselhamentos por intermédio da videoconferência.

Além disso, é um método que pode auxiliar no atendimento de pessoas que residem em regiões onde o atendimento médico é precário, expandindo a abrangência de atuação do consultório.

Conseguiu perceber a importância da gestão de consultório médico? Não há dúvidas de como a tecnologia é uma grande aliada para os profissionais. Graças a ela, é possível automatizar os processos, reduzir custos, ter um crescimento sustentável e fornecer um serviço com mais qualidade ainda.

Quer aprimorar os serviços prestados por seu consultório e se destacar no mercado? Então entre em contato conosco e veja como podemos ajudar!

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